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Adjointe administrative/réceptionniste / Administrative Assistant/Front Receptionist

Adjointe administrative/réceptionniste

La réceptionniste aidera avec diverses tâches administratives ainsi que les demandes générales à la réception, tout en fournissant un service à la clientèle en personne et par téléphone.

Dans ce rôle, vous allez :

  • Offrir un accueil de première ligne
  • Et toutes les autres tâches assignées
  • Répondre à des appels, des courriels et des demandes de renseignements
  • Planifier des réunions, accueillir des clients et tenir à jour l'annuaire téléphonique interne
  • Aider avec la documentation, les lettres, les rapports et les envois postaux
  • Recevoir les livraisons ; trier et distribuer le courrier entrant
  • Aider à la traduction de documents de l'anglais au français, ainsi que du français à l'anglais
  • Coordonner les activités de bureau, ainsi que les réservations pour les événements et les réunions d'entreprise, y compris les responsabilités de restauration et les aménagements/mise en place des salles
  • Aider avec les bons de commande, les factures et les rapports de dépenses
  • Fournir des services de soutien administratif et connexes à divers services de l'organisation (Ressources humaines, technologie de l'information, finance, planification, approvisionnement et services ministériels).
  • Sauvegarder à l'assistant exécutif, salle du courrier et fournitures
  • Aider aux demandes de signature pour les renouvellements de contrat et avec des paiements des membres du conseil consultatif
  • Et toutes les autres tâches assignées



Qualifications

  • Bilinguisme - grandes compétences verbales et écrites en français et en anglais
  • Au moins 1 an d'expérience de bureau
  • DEC ou DEP en études d'administration ou de secrétariat
  • Solides compétences organisationnelles avec une attention particulière au détail
  • Capacité à travailler de manière autonome
  • Offrir un service à la clientèle exceptionnel tout en respectant la confidentialité de l'entreprise, des ses membres et de ses clients.
  • Avoir une bonne maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Capacité d'établir d'excellentes relations interpersonnelles et une aptitude éprouvée à travailler efficacement dans un environnement d'équipe.
  • Avoir une attitude professionnelle.



Horaire de travail : Lundi au vendredi de 8h30 - 16h30

Administrative Assistant/Front Receptionist

The receptionist will assist with general inquires at the front desk by providing customer service in person, as well as over the phone, and helping with various administrative tasks.

In This Role, You Will:

  • Provide front-line reception
  • Take calls, reply to emails, respond to inquiries,
  • Schedule meetings, greet clients and maintain the internal telephone directory
  • Assist with documentation, letters, reports, and mailings
  • Receive deliveries; sort and distribute incoming mail
  • Assist with the translation of documents from English to French and French to English
  • Coordinate office activities and reservations for corporate events and meetings, which includes catering responsibilities and room set up
  • Assist with purchase orders, invoices, and expense reports
  • Deliver administrative and related support services to various departments within the organization (Human Resources, Information Technology, Finance, Planning, Supply, Government relations, Corporate Services).
  • Substitute (back up) to the Executive Assistant, Mail Room Clerk and Supplies Room
  • Assist with signature requests for Contract Renewals and Advisory Board Member Payments
  • And any other duties as assigned



Qualifications

  • Bilingualism - great verbal and written skills in French and English
  • At least 1 year of office experience
  • DEC or DEP in administration or secretarial studies
  • Strong organizational skills with exceptional attention to detail
  • Ability to work autonomously
  • Provide outstanding customer service while respecting the confidentiality of the company, its members, and its clients
  • Have a good command of the Microsoft Office suite
  • Ability to build excellent interpersonal relationships and a proven ability to work effectively in a team environment
  • Have a professional attitude



Work Schedule: Monday to Friday, 8:30am to 4:30pm

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Adjointe administrative/réceptionniste / Administrative Assistant/Front Receptionist

Kirkland, QC
Full Time

Published on 05/14/2022

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